No gerenciamento de projetos, é possível explorar diversas metodologias para te ajudar a administrar melhor todo o processo. Uma das mais conhecidas é a planilha PDCA. É a sigla para PLAN > DO > CHECK > ACT em inglês, que, traduzindo, significa Planejar, Fazer, Checar e Agir.
Neste material vamos te mostrar o que é o ciclo PDCA e como aplicar as etapas no seu cronograma de planejamento.
O que é o sistema PDCA?
Também conhecido como ciclo PDCA, a planilha PDCA é uma metodologia que promove melhoria contínua e otimização dos processos. São quatro etapas aplicadas subsequentemente. Mas o que faz dela um ciclo?
Quando pensamos em melhoria contínua, não podemos, necessariamente, ter um fim, pois é algo que queremos manter de forma recorrente. Nesse sentido, ao chegar ao fim do ciclo PDCA, é hora de ver o que deu certo, o que deu errado e replanejar.
Conhecendo as etapas do ciclo
Agora, vamos falar das etapas do PDCA. Como já detalhamos, a primeira letra da sigla se refere ao planejamento. Essa é a fase mais importante desse ciclo, pois é nesse momento que você vai identificar o problema.
Além disso, é necessário entender o que precisa ser melhorado, analisar o problema, levantar os dados importantes e criar um plano de ação. Parece simples, contudo, é preciso ter certeza de que o responsável faz o planejamento da forma correta.
Depois do planejamento pronto, é momento da ação – “DO”, fazer, colocar o plano em prática. Se você fez um planejamento bem estruturado e completo, essa pode ser a parte mais “fácil” de todo o ciclo PDCA.
Portanto, agora é o momento de mapear e automatizar o processo de compras, definir os responsáveis pela tarefa, além de implementar o controle do tempo de espera de todo o desenvolvimento do projeto.
Juntamente com estas, a próxima etapa, “CHECK”, também é uma parte importante deste ciclo. Podemos dizer que é uma fase delicada, até. Porque de nada adianta planejar e executar perfeitamente e não fazer uma mensuração dos resultados.
Então, este é o momento de monitorar e verificar se as ações estão trazendo o retorno desejado para a sua construtora, comprovar se elas realmente geraram bons resultados.
Curiosidade: você sabia que é por causa da falta de checagem que, na norma ISO, existe uma etapa chamada “verificação de eficácia”? Para obrigar que o profissional visite o que fez e comprove se deu certo ou não!
Por último, a ação. Depois de planejar, fazer, checar, a próxima etapa exige concluir o que foi positivo e eficaz no planejamento até agora e padronizar esse processo, para que ele seja utilizado em outros ciclos.
A partir daí é necessário pensar em como o conhecimento adquirido será compartilhado entre o time da sua construtora e analisar os problemas remanescentes. Aliás, eles podem ser retomados em uma nova rodada do ciclo PDCA, para garantir a melhoria contínua dos processos.
Planilha PDCA
A melhor forma de organizar todas essas informações e definir o que será feito em cada etapa é através de registros em uma planilha.
A planilha PDCA pode ser criada no Excel ou na funcionalidade de planilhas do Google – qualquer um com uma conta no site pode criar o documento. Após a criação e alimentação do arquivo, é possível compartilhar com os responsáveis por cada etapa, além de configurar quem pode editar ou somente visualizar as informações. Assim não se corre o risco de que “qualquer um” adicione ou retire informações importantes do documento.
Você já utiliza esta metodologia na sua empresa? Certamente você vai verificar uma grande melhoria nos processos após a adoção da planilha PDCA.
